Несколько складов могут облегчить контроль остатков и работу с отчетностью. Также это просто необходимо, если у вас есть несколько заведений в одном аккаунте. Но одновременно с тем, если сделать неправильные настройки или не учитывать правила работы со складами, это может усложнить учет 😵💫
Рассмотрим случаи, когда использование нескольких складов уместно
У вас есть разные цеха, в которых используются одинаковые продукты. Например, фрукты для цеха «Бар» и «Кондитерский цех».
За каждый цех отвечает отдельный сотрудник. На кухне это шеф-повар, за баром — старший бармен, в кондитерском цехе — шеф-кондитер. Разделение складов помогает отслеживать зоны ответственности.
Вам удобно хранить продукты и полуфабрикаты в разных местах. К примеру, отдельные холодильники для муссовых и бисквитных тортов.
У вас есть несколько заведений с одинаковым или похожим меню в одном аккаунте: бары на Подоле и Воздвиженке.
Для любого количества складов логика работы одинакова: можно делать поставки, отслеживать остатки, списывать ингредиенты и проводить инвентаризацию.
Кроме этого между складами можно делать перемещение. Например, если молоко нужно разным цехам, сделайте поставку на один склад, а затем переместите нужное количество на второй склад.
Самое важное правило работы с несколькими складами – настроить списание по складам
Настройте правила списания, если используете одинаковые продукты на разных цехах, чтобы отслеживать расход. Например, лимоны используются для коктейлей на баре, на кухне для соуса «Цезарь» и в кондитерском цехе для лимонного тарта.
В таком случае настройка списания по складам должна выглядеть следующим образом:
Если не сделать настройки, то продукты спишутся с последнего склада, где было движение — поставка, ручное списание или перемещение. А на других складах списания не будет.
Представим такую ситуацию:
На склад «Кухня» сделали поставку 10 кг лимонов. Сейчас на складах такое количество ингредиента:
• бар — 2 кг
• кухня — 10 кг
• кондитерский цех — 1 кг
За определенный период лимоны были использованы:
• 4 кг на баре
• 5 кг на кухне
• 4 кг в кондитерском цехе.
Списание происходило только из склада кухня, и это приведет к таким результатам:
• 2 − 4 = −2 кг лимонов на баре
• 10 − 5 = 5 кг лимонов на кухне
• 1 − 4 = −3 кг лимонов на кондитерском цехе
Когда не нужно настраивать списание по складам
Если в одном заведении несколько складов, но продукты, которые продаются, находятся только на одном из них. К примеру, склад для кухни и хозяйственных товаров. Моющие средства или губки не касаются тех. карт непосредственно, хотя и нужны в работе цеха.
При продаже блюда списываются именно пищевые продукты и иногда одноразовые расходные материалы. Например, салфетки или деревянные палочки для азиатской кухни.
В таком случае вам достаточно привязать один из складов к заведению, чтобы списание нужных ингредиентов происходило автоматически при продаже. А учет хозяйственных товаров следует вести раздельно.
Также нет необходимости в настройке детального списания, если в заведении есть склады для совершенно разных товаров. Например, кафе, в котором меню состоит из напитков и блюд из полуфабрикатов.
На одном складе находится все, что касается бара: кофе, чай, молоко, сиропы и добавки. На другом складе — все, что касается витрины: булочки, сэндвичи, пирожные, пирожки.
Поэтому продукты из первого склада, например сироп, физически не могут быть в составе тех. карты пирожные. Ведь пирожное поставляется в виде почти готового блюда, которое осталось только испечь.
Заведение небольшое и имеет только одно ответственное лицо. Например, шеф-бариста, которому отчитываются старшие на смене.
Подытожим, разные склады нужны только в таких случаях:
Это облегчает ведение учета
В аккаунте несколько заведений
В заведении несколько цехов, на которых используются одинаковые продукты
Есть несколько цехов, за каждый из которых отвечает отдельное лицо
Но используя несколько складов, следует проверить, настроено ли детальное списание по цехам.