В этой статье разберемся, почему кассовые смены иногда подсвечиваются красным. Рассмотрим, что такое актуализация, в чем ее польза и как работать с кассовой сменой, чтобы актуализация не появлялась.
Актуализация или корректирующая транзакция — это автоматическая транзакция на сумму разницы между книжным и фактическим балансом.
Книжный баланс — это сумма, которая должна быть в кассе в конце смены. Этот баланс считается по формуле:
Остаток наличных в кассе в начале смены + Транзакции + Чеки, оплаченные наличными
Фактический баланс — это сумма денег в кассе в конце дня, которую вводит официант при закрытии кассовой смены.
☝️ Сумма безналичной выручки не учитывается в расчете балансов.
Если между запланированной суммой наличности в кассе и фактической суммой есть расхождения, Poster ориентируется на сумму, которую кассир вписал вручную. Актуализация создается автоматически, чтобы перекрыть разницу балансов.
⚖️ Это нужно, чтобы балансы наличных счетов соответствовали реальным суммам денег в сейфе.
Следовательно, актуализация соответствует сумме расхождения между запланированной суммой наличных денег в кассе и фактической.
🚩 Чтобы вовремя заметить расхождение между балансами, проверяйте вкладку Финансы → Кассовые смены в админ-панели. Смены, в которых есть расхождение между книжным и фактическим балансами, подсветятся красным.
Пример расчета книжного и фактического балансов
Кассир Екатерина открыла кассовую смену на терминале продаж и внесла размен $100.
В течение дня гости рассчитывались наличными и картой. Наличная выручка за день $3 751, безналичная — $678.
Вечером Екатерина рассчиталась с музыкантами и добавила расходную транзакцию на сумму – $2 000. При закрытии смены кассир спешила поскорее закрыть заведение. Поэтому быстро посчитала наличные деньги в кассе, не обратив внимание на мелкие купюры, инкассировала $2 700.
В кассе не осталось денег, поэтому при закрытии смены в поле Остаток наличных после инкассации Екатерина написала «0».
Как сформировались балансы за этот день
Напомним, что сумма безналичной выручки не учитывается в расчете балансов.
Книжный баланс: $1 000 Размен при открытии смены + $3 751 Наличная выручка за день – $2 000 Транзакция, оплата за услуги музыкантов – $2 700 Инкассация = $51
Фактический баланс: $0, потому что Екатерина инкассировала все наличные деньги, и при закрытии смены написала такой остаток в кассе.
Чтобы на наличный счет попала реальная сумма денег в кассе, Poster автоматически создал актуализацию во вкладке Финансы → Транзакции. В нашем случае актуализация, то есть разница между запланированной и фактической суммой денег в кассе – $51.
Бухгалтер Марина заметила, что кассовая смена светится красным. Пересчитала наличные деньги, которые по факту Екатерина отнесла в сейф, и заметила, что $51 спрятались между другими купюрами. По факту сумма наличных денег, которую принесла Екатерина — $2 751.
Марина исправила сумму инкассации в админ-панели, и актуализация исчезла.
Что влияет на актуализацию и как ее убрать
Одна из главных причин, по которой появляется актуализация, — человеческий фактор, например ошибки при подсчетах.
Популярные случаи, когда может появиться актуализация:
При открытии смены внесли размен на одну сумму, а транзакцию добавили на другую.
На протяжении дня забыли внести транзакцию. Например, рассчитались с поставщиком наличными из кассы, а в Poster такую транзакцию не добавили.
Добавили одну транзакцию дважды. Например, администратор при создании транзакции отвлекся на постоянного гостя и не проверил, добавлял ли уже транзакцию.
Забыли сделать инкассацию.
Пропустили купюру при подсчете: записали одну сумму для инкассации, а по факту инкассировали большую сумму.
💡 Что делать, если вы увидели красную кассовую смену в админ-панели и есть расхождения между балансами:
В первую очередь пересчитайте наличные деньги, возможно кассир ошибся при подсчетах.
Проверьте, что в Poster есть все транзакции за смену, когда по факту вносили или забирали наличные из денежного ящика.
Проверьте суммы транзакций, возможно, кассир ошибся при подсчете.
При необходимости отредактируйте, добавьте или удалите транзакции кассовой смены.
На самом деле, вести кассовые смены правильно совсем не сложно: во время рабочего дня добавляйте все транзакции и проводите инкассацию. А актуализация подскажет, где могли допустить ошибку.