Усі колекції
Поради від експертів Poster
Навіщо потрібна актуалізація та як її позбутися
Навіщо потрібна актуалізація та як її позбутися

Розглянемо що таке актуалізація, в чому її користь та як працювати з касовою зміною, щоб вона не з'являлась.

Марина Драчeва avatar
Автор: Марина Драчeва
Оновлено протягом останнього тижня

В цій статті розберемося, чому касові зміни інколи підсвічуються червоним. Розглянемо що таке актуалізація, в чому її користь та як працювати з касовою зміною, щоб вона не з'являлась.

Актуалізація чи коригувальна транзакція — це автоматична транзакція на суму різниці між книжним та фактичним балансами.

Книжний баланс — це сума, яка має бути в касі наприкінці зміни. Цей баланс рахується за формулою:

Залишок коштів у касі на початку зміни + Транзакції + Чеки, які оплачені готівкою

Фактичний баланс — це сума грошей в касі наприкінці дня, яку вводить офіціант під час закриття касової зміни.

☝️ Сума безготівкового виторгу не враховується в розрахунку балансів.

Якщо між запланованою сумою готівки у касі та фактичною є розбіжність, Poster орієнтується на суму, яку касир вписав вручну, та створює актуалізацію, щоб перекрити цю різницю.

⚖️ Це потрібно, щоб баланси на готівкових рахунках, відповідали реальним сумам грошей у сейфі.

Отже, актуалізація відповідає сумі розбіжності між запланованою сумою готівки у касі та фактичною.

🚩 Щоб вчасно помітити розбіжність між балансами, перевіряйте вкладку Фінанси → Касові зміни в адмін-панелі. Зміна, в якій є розбіжності між книжним та фактичним балансами, підсвітиться червоним.

Приклад розрахунку книжного та фактичного балансів

Касир Катерина відкрила касову зміну на терміналі продажів та внесла розмін 1 000 грн.

Протягом дня гості розраховувались готівкою та карткою. Готівковий виторг за день 3 751 грн, безготівковий 678 грн.

Увечері Катерина розрахувалась з музикантами та додала витратну транзакцію на суму − 2 000 грн. При закритті зміни касир поспішала скоріше закрити заклад. Тому швидко порахувала готівку в касі, не звернувши увагу на дрібні гроші, інкасувала 2 700 грн.

В касі не залишилось грошей, тому при закритті зміни у поле Залишок готівки після інкасації Катерина написала «0».

Як сформувалися баланси за цей день

Нагадаю, що сума безготівкового виторгу не враховується в розрахунку балансів.

Книжний баланс: 1 000 грн Розмін при відкритті зміни + 3 751 грн Готівковий виторг за день 2000 грн Транзакція, оплата за послуги музикантів 2700 грн Інкасація = 51 грн

Фактичний баланс: 0 грн, бо Катерина інкасувала всю готівку та при закритті зміни написала такий залишок в касі.

Щоб на готівковий рахунок потрапила реальна сума грошей у касі, Poster автоматично створив актуалізацію у вкладці Фінанси → Транзакції. У нашому випадку актуалізація, тобто різниця між запланованою та фактичною сумою грошей в касі — 51 грн.

Бухгалтер Марина помітила, що касова зміна світиться червоним. Перерахувала готівку, яку по факту Катерина віднесла в сейф, та помітила, що 51 гривня сховалась між іншими купюрами. По факту сума готівки, яку принесла Катерина — 2 751 грн.

Марина виправила помилкову суму інкасації в адмін-панелі та актуалізація зникла.

Що впливає на актуалізацію та як її прибрати

Одна з головних причин, через яку зʼявляється актуалізація — людський фактор, наприклад помилки при підрахунках.

Популярні випадки, коли може зʼявитися актуалізація:

  • При відкритті зміни внесли розмін на одну суму, а транзакцію додали на іншу.

  • Під час робочого дня забули внести транзакцію. Наприклад, розрахувалися з постачальником готівкою з каси, а в Poster таку транзакцію не додали.

  • Додали одну транзакцію двічі. Наприклад, адміністратор під час створення транзакції відволікся на постійного гостя та не перевірив, чи додавав вже транзакцію.

  • Забули зробити інкасацію.

  • Пропустили купюру при підрахунку: записали одну суму для інкасації, а по факту інкасували більшу суму.

💡 Що робити, якщо ви побачили червону касову зміну в адмін-панелі та маєте розбіжності між балансами:

  1. В першу чергу перерахуйте готівку, можливо касир прорахувався.

  2. Перевірте, що в Poster є всі транзакції за зміну, коли по факту вносили чи забирали готівку з грошової скриньки.

  3. Перевірте суми транзакцій, можливо касир помилився при підрахунку.

Насправді вести касові зміни правильно зовсім не складно: під час робочого дня додавайте всі транзакції та проводьте інкасацію. А актуалізація підкаже, де могли припуститися помилки.

Ви отримали відповідь на своє запитання?