В цій статті розберемося, чому касові зміни інколи підсвічуються червоним. Розглянемо що таке актуалізація, в чому її користь та як працювати з касовою зміною, щоб вона не з'являлась.
Актуалізація чи коригувальна транзакція — це автоматична транзакція на суму різниці між книжним та фактичним балансами.
Книжний баланс — це сума, яка має бути в касі наприкінці зміни. Цей баланс рахується за формулою:
Залишок коштів у касі на початку зміни + Транзакції + Чеки, які оплачені готівкою
Фактичний баланс — це сума грошей в касі наприкінці дня, яку вводить офіціант під час закриття касової зміни.
☝️ Сума безготівкового виторгу не враховується в розрахунку балансів.
Якщо між запланованою сумою готівки у касі та фактичною є розбіжність, Poster орієнтується на суму, яку касир вписав вручну, та створює актуалізацію, щоб перекрити цю різницю.
⚖️ Це потрібно, щоб баланси на готівкових рахунках, відповідали реальним сумам грошей у сейфі.
Отже, актуалізація відповідає сумі розбіжності між запланованою сумою готівки у касі та фактичною.
🚩 Щоб вчасно помітити розбіжність між балансами, перевіряйте вкладку Фінанси → Касові зміни в адмін-панелі. Зміна, в якій є розбіжності між книжним та фактичним балансами, підсвітиться червоним.
Приклад розрахунку книжного та фактичного балансів
Касир Катерина відкрила касову зміну на терміналі продажів та внесла розмін 1 000 грн.
Протягом дня гості розраховувались готівкою та карткою. Готівковий виторг за день 3 751 грн, безготівковий — 678 грн.
Увечері Катерина розрахувалась з музикантами та додала витратну транзакцію на суму − 2 000 грн. При закритті зміни касир поспішала скоріше закрити заклад. Тому швидко порахувала готівку в касі, не звернувши увагу на дрібні гроші, інкасувала 2 700 грн.
В касі не залишилось грошей, тому при закритті зміни у поле Залишок готівки після інкасації Катерина написала «0».
Як сформувалися баланси за цей день
Нагадаю, що сума безготівкового виторгу не враховується в розрахунку балансів.
Книжний баланс: 1 000 грн Розмін при відкритті зміни + 3 751 грн Готівковий виторг за день − 2000 грн Транзакція, оплата за послуги музикантів − 2700 грн Інкасація = 51 грн
Фактичний баланс: 0 грн, бо Катерина інкасувала всю готівку та при закритті зміни написала такий залишок в касі.
Щоб на готівковий рахунок потрапила реальна сума грошей у касі, Poster автоматично створив актуалізацію у вкладці Фінанси → Транзакції. У нашому випадку актуалізація, тобто різниця між запланованою та фактичною сумою грошей в касі — 51 грн.
Бухгалтер Марина помітила, що касова зміна світиться червоним. Перерахувала готівку, яку по факту Катерина віднесла в сейф, та помітила, що 51 гривня сховалась між іншими купюрами. По факту сума готівки, яку принесла Катерина — 2 751 грн.
Марина виправила помилкову суму інкасації в адмін-панелі та актуалізація зникла.
Що впливає на актуалізацію та як її прибрати
Одна з головних причин, через яку зʼявляється актуалізація — людський фактор, наприклад помилки при підрахунках.
Популярні випадки, коли може зʼявитися актуалізація:
При відкритті зміни внесли розмін на одну суму, а транзакцію додали на іншу.
Під час робочого дня забули внести транзакцію. Наприклад, розрахувалися з постачальником готівкою з каси, а в Poster таку транзакцію не додали.
Додали одну транзакцію двічі. Наприклад, адміністратор під час створення транзакції відволікся на постійного гостя та не перевірив, чи додавав вже транзакцію.
Забули зробити інкасацію.
Пропустили купюру при підрахунку: записали одну суму для інкасації, а по факту інкасували більшу суму.
💡 Що робити, якщо ви побачили червону касову зміну в адмін-панелі та маєте розбіжності між балансами:
В першу чергу перерахуйте готівку, можливо касир прорахувався.
Перевірте, що в Poster є всі транзакції за зміну, коли по факту вносили чи забирали готівку з грошової скриньки.
Перевірте суми транзакцій, можливо касир помилився при підрахунку.
Насправді вести касові зміни правильно зовсім не складно: під час робочого дня додавайте всі транзакції та проводьте інкасацію. А актуалізація підкаже, де могли припуститися помилки.