Наведите порядок в счетах и начните вести учет с любого удобного момента. Никогда не поздно разобраться в финансах и начать контролировать прибыль заведения.
Начните первого числа месяца, с понедельника или прямо сейчас. Необязательно редактировать все кассовые смены и добавлять все транзакции за время работы заведения. Разберем, как добавить транзакции, чтобы балансы ваших счетов совпадали со счетами в Poster.
💵 Счета
Чтобы фиксировать финансовые транзакции, проверьте, что во вкладке Финансы → Счета в админ-панели Poster созданы три основных счета:
Денежный ящик — это счет, на который автоматически попадает выручка от заказов, оплаченных наличными.
На расчетный счет попадает выручка от чеков, оплаченных банковской картой через платежный терминал.
Сейф — это счет для инкассации наличных денег. Во время инкассации дневная выручка перемещается между счетами «Денежный ящик» → «Сейф», а на счете «Денежный ящик» остаются разменные деньги или 0.
Если в одном аккаунте есть несколько заведений, рекомендуем создать отдельные три счета для каждого заведения. Это позволит контролировать транзакции и балансы счетов отдельно по каждому заведению.
Если вы работаете в Poster с одним заведением, но у вас нет какого-либо из этих счетов, добавьте их во вкладке Финансы → Счета.
🔗 Привязка счетов к заведению
После того как проверили, что у вас есть все необходимые счета, убедитесь, что они верно привязаны к вашим заведениям. Так финансовые транзакции с касс Poster будут автоматически подтягиваться в админ-панель. Также будет синхронизироваться прибыль кассовых смен. Когда на кассе будут закрывать смену, заработанная сумма распределится по счетам.
Чтобы привязать счета:
Откройте вкладку Доступ → Заведения.
Напротив названия заведения нажмите Ред.
В блоке Финансы сопоставьте счета:
• Безналичный счет = расчетный счет;
• Счет для наличных = Денежный ящик;
• Счет для инкассации = Сейф.Нажмите Сохранить.
⚖️ Выравнивание балансов
Теперь, когда в аккаунте правильные счета привязанные к заведению, поэтапно разберемся с балансами счетов:
Закройте кассовую смену, чтобы на балансе отразились все транзакции, проводимые на кассе Poster.
Проверьте балансы ваших счетов: онлайн-банкинг, реальные остатки денег в сейфе.
Сверьте значение реальных счетов с балансом во вкладке Финансы → Транзакции.
💡 Чтобы отобразить движение по счету и его баланс на определенную дату, во вкладке Финансы → Транзакции, добавьте столбец Баланс и выберите дату и счет.Проверьте, все ли транзакции добавили в Poster, которые делали по факту. Транзакции с категорией «Кассовые смены» проверьте и отредактируйте отдельно во вкладке Финансы → Кассовые смены.
Если балансы счетов сильно отличаются от фактических, выровняйте значения. Для этого добавьте корректирующую транзакцию:
Перейдите во вкладку Финансы → Транзакции и нажмите кнопку Добавить.
Выберите тип транзакции: Расход, если сумма на балансе в Poster больше, чем реальная сумма на счете; Доход, если сумма в Poster меньше.
Например, если на реальном балансе безналичного счета $70 000, а в Poster баланс счета $65 000, добавьте доходную транзакцию на сумму $5 000.Напишите сумму транзакции.
Выберите счет и категорию.
Укажите дату и время.
Напишите комментарий. Например, укажите: «Выравниваем сумму счета с фактическим балансом на карте ФЛП». Так вы не запутаетесь при проверке транзакций через некоторое время.
Нажмите Сохранить.
Добавьте такую транзакцию отдельно для каждого счета.
💰 Корректный учет
Когда счета настроены верно, вести учет гораздо легче даже если ваш бухгалтер в отпуске. Несколько рекомендаций, которые помогут сохранить порядок в системе и видеть актуальные данные:
При работе с наличными на кассе, фиксируйте движение денег в тот же день. Создавайте доходные и расходные транзакции, регулярно инкассируйте деньги. Детальнее о том, как добавлять транзакции на кассе.
Работайте с кассовыми сменами анализируйте ситуации, когда появляются расхождения между запланированным и фактическим балансом наличных денег. С этим поможет разобраться актуализация. Разобрали кейс с недостачей наличных, и как актуализация помогла исправить расхождения.
Детализируйте движение денег на подкатегории, например, разбейте коммунальные услуги на вывоз мусора, электроэнергию и водоснабжение, чтобы иметь точную статистику.
Учитывайте новые расходы. К примеру, если вы приобрели оборудование, на деньги со счета заведения, создайте расходную транзакцию. Это отразится в P&L и Cash flow.
Раз в месяц проводите инвентаризацию на складе и следите за себестоимостью и фудкостом блюд.
Регулярно анализируйте статистику продаж и проверяйте Cash flow.
Чтобы управлять бизнесом из любого уголка мира, работайте с отчетами в реальном времени в приложении Poster Boss.