Використання декількох складів може полегшити контроль залишків та роботу зі звітністю. Також це просто необхідно, якщо ви маєте декілька закладів в одному акаунті. Але одночасно з тим, якщо зробити помилкові налаштування чи не знати правила роботи зі складами, це може неймовірно обтяжити облік 😵💫
Розгляньмо випадки, коли використання кількох складів доречне
Ви маєте різні цехи, в яких використовуються однакові продукти. Наприклад, фрукти для цеху «Бар» та «Кондитерський цех».
У цехах різні відповідальні особи. На кухні це шеф-кухар, за баром — старший бармен, у кондитерському цеху — шеф-кондитер. Розділення складів допомагає відстежити зони відповідальності.
Вам зручно зберігати продукти та напівфабрикати в різних місцях. Приміром окремі холодильники для мусових та бісквітних тортів.
Ви маєте декілька закладів з однаковим чи схожим меню в одному акаунті: бари на Подолі та на Воздвиженці.
Для будь-якої кількості складів логіка роботи однакова: можна робити постачання, відстежувати залишки, списувати інгредієнти та проводити інвентаризацію.
Окрім цього між складами ще можна робити переміщення. Наприклад, якщо молоко потрібно різним цехам, прийміть постачання на один склад, а потім перемістіть потрібну кількість на другий склад.
Найважливіше правило роботи з кількома складами — налаштувати списання за складами
Встановіть правила списання, якщо використовуєте однакові продукти на різних цехах, щоб відстежувати списання. Наприклад лимони використовуються для коктейлів в барі, на кухні для соусу «Цезар» та у кондитерському цеху для лимонного тарта.
В такому випадку налаштування списання за складами має виглядати так:
Якщо не зробити налаштування, то списання продуктів відбуватиметься з останнього складу, де відбувався рух продукті — постачання, ручне списання чи переміщення. А на інших складах списання не буде.
Уявімо таку ситуацію:
На склад «Кухня» зробили постачання 10 кг лимонів. Наразі на складах наявна така кількість інгредієнта:
• бар — 2 кг
• кухня — 10 кг
• кондитерський цех — 1 кгЗа певний період лимонів було використано:
• 4 кг на барі
• 5 кг на кухні
• 4 кг у кондитерському цеху.Списання відбувалося лише зі складу кухня, тож це призведе до таких результатів:
• 2 − 4 = −2 кг лимонів на барі• 10 − 5 = 5 кг лимонів на кухні
• 1 − 4 = −3 кг лимонів на кондитерському цеху
Коли не потрібно налаштовувати списання за складами
Якщо в одному закладі ви маєте кілька складів, проте продукти, що продаються, знаходяться лише на одному з них. Приміром, склад для кухні та для господарчих товарів. Мийні засоби чи ганчірки не стосуються тех. карток безпосередньо, хоч і потрібні у роботі цеху.
Під час продажу страви списуються саме харчові продукти та іноді одноразові витратні матеріали. Наприклад, серветки чи деревʼяні палички для азійської кухні.
У такому випадку вам достатньо привʼязати один склад до закладу, щоб списання потрібних інгредієнтів відбувалося автоматично при продажі. А облік господарчих товарів слід вести окремо.Також немає потреби у детальному налаштуванні списання, якщо у закладі є склади для абсолютно різних товарів. Наприклад кафе, у якому меню складається з напоїв та страв-напівфабрикатів.
На одному складі знаходиться усе, що стосується бару: кава, чаї, молоко, сиропи та додатки. На іншому складі — усе що стосується вітрини: булочки, сендвічі, тістечка, пиріжки.
Тож продукти з першого складу, як от сироп, фізично не можуть бути у складі тех. картки тістечка. Адже тістечко надходить у вигляді майже готової страви, що потребує лише випікання.Заклад невеликий та має лише одну відповідальну особу. Наприклад, шеф-бариста, якому звітують старші на зміні.
Отож різні склади потрібні лише у таких випадках:
Це полегшує ведення обліку
В акаунті кілька закладів
У закладі декілька цехів, на яких використовуються однакові продукти
Є декілька цехів, за кожен з яких відповідає окрема особа
Та користуючись кількома складами слід перевірити чи налаштоване детальне списання за цехами.