Кассовая смена на ПРРО — это период передачи данных в налоговую с момента первой продажи после последнего Z-отчета и до формирования следующего отчета.
👨🏻⚖️ Ведение кассового учёта регламентировано постановлением НБУ №148.
💡 Прочитайте ответы на частые вопросы о ПРРО.
Подготовьте рабочее место кассира
Чтобы фискализовать чеки на кассе, заранее загрузите ЭЦП-ключи и выберите их для сотрудников, которые будут работать с ПРРО.
Загрузите ключи в админ-панели:
Откройте вкладку ПРРО → Ключи и нажмите Добавить.
Выберите файл ключа, введите пароль и придумайте название.
💡 Название ключа отобразится на кассе. Укажите название, чтобы сотрудники понимали, чей это ключ.
☝ Если у сотрудника ключ формата Key-6.dat, не забудьте скачать сертификат *.cer (.crt).Выберите торговую точку, на которой будут работать с этим ключом и кассира.
💡 К одному ключу можно привязать нескольких сотрудников. Это поможет, если с одним ключом в разных сменах работают разные кассиры.
☝️ К одному кассиру может быть привязан только один ключ.
Укажите торговые точки и кассиров для всех загруженных ключей. Для этого справа от ключа нажмите на ⚙. Если не появился срок действия ключа, удалите его и добавьте заново.
После настройки в админ-панели, ваши сотрудники на кассе смогут фискализировать чеки с привязанными ключами. Им останется только ввести пароль.
Проверьте ключи на кассе:
Войдите в кассу Poster с ПИН-кодом сотрудника, который будет работать с ПРРО.
Откройте кассовую смену с выключенным переключателем Фискализация.
💡 Фискальная смена откроется после первой транзакции с привязанным ключом.
Нажмите в правом верхнем углу ≡ и выберите Программный РРО.
Проверьте ЭЦП-ключи, которые добавили в админ-панели или загрузите с устройства, с которым работает кассир.
Введите пароль для ключа и нажмите Продолжить.
☝ Пароль от ЭЦП-ключа будет запрашиваться только для сотрудника, под ПИН-кодом которого вошли в кассу.Проведите продажу с включенным переключателем Фискализация.
Теперь виртуальная касса и ключи привязаны к кассе Poster.
💡 Выполните эти настройки перед началом работы с ПРРО и потом не удаляйте ключи с админ-панели или устройства, на котором установлена касса Poster.
☝ В течение кассовой смены на одной кассе может работать только сотрудник с одним ЭЦП. Поэтому фискальные действия сможет выполнять только сотрудник, открывший кассовую смену со своим электронно-цифровым ключом.
При открытии следующих кассовых смен проверяйте, чтобы переключатель Фискализации был включен. Вносите сумму денег в кассе уже с привязанным ключом.
Откройте кассовую смену
Войдите в кассу и введите ПИН-код сотрудника.
В поле Остаток в кассе введите сумму размена наличными. Включите переключатель Фискализация.
💡 Вносите разменные деньги утром при открытии смены, чтобы наличные в кассе совпадали с Х-отчетом.В правом верхнем углу у вас появится уведомление об открытии смены.
Обслуживайте гостей и проводите продажи
На экране оплаты включите переключатель Фискализация и нажмите Оплатить.
💡 Чтобы переключатель Фискализация всегда был активен, откройте в админ-панели вкладку Настройки → Общие и убедитесь, что установлена галочка в пункте Печатать фискальные чеки по умолчанию, а потом нажмите Сохранить.
💡 Распечатайте на термальном принтере фискальный чек с обязательным QR-кодом.
☝️ В течение кассовой смены на одной кассе можно работать только с одним ЭЦП. Поэтому выполнять фискальные действия сможет только тот сотрудник, который своим электронно-цифровым ключом открыл эту кассовую смену.
☝ Если выбрали неправильный метод оплаты или допустили другую ошибку, сделайте возврат фискального чека и удалите его из Poster. Тогда выручка в X-отчете будет соответствовать сумме в денежном ящике.
💡 Чтобы проверить, переданы ли данные в налоговую, откройте на кассе вкладку Архив чеков и посмотрите список продаж:
• зеленый индикатор рядом с фискальным чеком укажет на отправку чека в налоговую;
• красный — означает, что в чеке есть фискальные товары, но он не передан в налоговую. Отправьте его повторно.
🍾 Если вы работаете с алкоголем, раскупоривайте бутылки и сканируйте их акцизные марки на кассе.
Добавляйте транзакции
Создавайте транзакции на кассе, когда вносите или забираете деньги из денежного ящика. Работайте в Poster с тремя видами транзакций:
• Расход — это затраты на доставку воды или заработную плату сотрудников;
• Внесение — это поступление разменных денег в кассу;
• Инкассация — это перевод наличной выручки за день между счетами «Денежный ящик» → «Сейф», проводите её в конце каждого рабочего дня перед закрытием смены.
Чтобы создать транзакцию на кассе:
Нажмите в правом верхнем углу на ≡ и выберите Создать транзакцию.
Выберите её тип: Расход, Внесение или Инкассация.
Укажите сумму транзакции и напишите комментарий.
Выберите категорию транзакции.
💡 По умолчанию транзакции присваивается категория «Кассовые смены». Выбирайте другие категории, чтобы получать детальный финансовый отчeт. Например, выберите категорию «Зарплата», если выплачиваете зарплату наличными из денежного ящика.Нажмите Создать.
Проверяйте суммы продаж и расходов
Снимайте X-отчет, чтобы проверить сумму денег в кассе с момента открытия кассовой смены на ПРРО.
Х-отчет или отчет без гашения показывает количество продаж и суммы наличной и безналичной выручки с момента открытия кассовой смены на фискальном регистраторе. X-отчет можно формировать неограниченное количество раз, чтобы сверить сумму денег в кассе.
Чтобы сделать X-отчет:
Нажмите на ≡ в правом верхнем углу экрана.
В блоке Фискализация выберите X-отчет.
Нажмите Распечатать отчет, чтобы распечатать бумажный Х-отчет.
Проверьте суммы продаж и транзакций за текущую кассовую смену на кассе или в распечатанном отчете. X-отчёт покажет цифры, которые уйдут в налоговую, если сейчас снять Z-отчет и закрыть смену.
Закройте смену в конце рабочего дня
☝ Если у вас ООО и вы не устанавливали лимит кассы по предприятию, по умолчанию он равняется 0. Поэтому перед закрытием кассовой смены инкассируйте все деньги из кассы до 0.
Если вы хотите установить другой лимит кассы и оставлять в ней часть денег, посоветуйтесь со своим бухгалтером, чтобы он правильно выстроил кассовые смены на предприятии.
Чтобы закрыть кассовую смену:
Сделайте X-отчёт.
В блоке Остаток в кассе сверьте сумму с наличными в кассе.
🧮 Остаток в кассе рассчитывается по формуле:
Оборот наличных − Возвраты наличных + Доходы − Расходы
От этой суммы отложите сумму на размен, которую оставляете в кассе на завтра.
Нажмите на ≡ и выберите Создать транзакцию с типом Инкассация. Введите сумму фискальных наличных, без учета размена.
Снимите Х-отчет и убедись, что в конце дня сумма наличных в кассе равна размену на завтра. Нажмите Готово.
Нажмите на ≡ и выберите Закрыть смену.
Введите сумму размена на завтра и убедитесь, что включен переключатель Z-отчет.
Нажмите Закончить.
💡 Z-отчет отправится в налоговую и напечатается на принтере. Однако хранить отчеты в печатном виде при работе с ПРРО необязательно. Просматривайте Z-отчеты в электронном формате в админ-панели во вкладке ПРРО → Z-отчеты.
Z-отчет можно снимать и до закрытия кассовой смены в Poster. Для этого на кассе нажмите на ≡ и выберите Z-отчет. Потом при закрытии смены не забудьте убрать переключатель Z-отчет, чтобы не составить его повторно.
💪🏻 Если у вас остались вопросы, напишите в чат, — наша команда поддержки поможет вам.
Чтобы контролировать прибыль от продаж товаров с фискальными налогами, просматривайте статистику по товарам.