Как провести учет остатков в конце месяца

Собрали основные моменты, которые важно учесть при подсчете остатков на складе и анализе результата инвентаризации

Марина Драчeва avatar
Автор: Марина Драчeва
Обновлено больше недели назад

Вас все еще пугает подсчёт на складе в конце месяца? Тогда мы идем к вам! Подготовили статью-шпаргалку, которая подскажет, как подготовиться к ежемесячной инвентаризации и разобраться с ее результатами. Поехали 🚀

😎 Подготовьтесь

Прежде чем начинать подсчитывать остатки, проверьте, все ли данные есть в системе. Для этого:

  • Закройте все чеки, чтобы все списания после продажи появились в инвентаризации.
    💡 Чтобы закрыть чек на кассе Poster, нажмите Оплатить, выберите метод оплаты и рассчитайте гостя. После этого во вкладке Статистика → Чеки статус чека изменится на Закрытый.

  • Проверьте, внесли ли все поставки, списания, перемещения и производства в систему. Если чего-то не хватает, добавьте в админ-панели Poster, прежде чем двигаться дальше.

👁 Проведите инвентаризацию

Перейдите к подсчету остатков.

  • Если вы считаете все остатки на складе за один раз, проведите полную инвентаризацию.

  • Если у вас ограниченное время и хотите посчитать остатки «кусочками», — сделайте частичную инвентаризацию. Например, сосчитайте все ингредиенты категории «Овощи» или все товары из категории «Холодные напитки».
    💡 Если вы еще не делили ингредиенты на категории, рекомендуем это сделать в следующем месяце. Это существенно упростит проведение частичной инвентаризации.

Выберите удобное время для проверки:

  • Если остатки посчитали заранее, выберите прошедшую дату и время, когда вели подсчет.

  • Если только планируете считать, выберите сохранение результатов временем проведения.

Посчитайте остатки на складе и запишите фактический остаток.

📋 Чтобы удобно проверить остатки на складе, распечатайте инвентаризационный лист или заполняйте инвентаризацию в приложении на планшете или смартфоне.

☝ Если у вас несколько складов, проводите инвентаризацию по каждому складу отдельно.

🕵🏻‍♀️ Разберем подробнее, что такое результат инвентаризации

Результат инвентаризации — разница между фактическим и планируемым остатками в количестве и деньгах.

  • Планируемый остаток — количество товаров и ингредиентов, которые должны быть на складе, учитывая все продажи, производства, перемещения и списания, добавленные в Poster.

  • Фактический остаток — количество товаров и ингредиентов, которые увидели и посчитали на складе на момент инвентаризации.

Чтобы найти причины разницы между планируемыми и фактическими остатками на складе, пересмотрите движение товаров и ингредиентов в инвентаризационном периоде.

Например, планируемый остаток инвентаризации — 20 л молока.

На складе при подсчете нашли 9 закрытых пачек по 2 л и открытую пачку 1,85 л.

Фактический остаток на складе составляет: 9 × 2 + 1,85 = 19,85 л

Результат инвентаризации рассчитается так: 19,85 − 20 = − 0,15 л

💡 В инвентаризации допускается небольшая разница, потому что самые частые причины расхождений — это человеческий фактор. Например, повар положил пармезан в пасту для постоянного гостя не по тех. карте, а от всего сердца 🤌🏻

Если в результате инвентаризации есть существенный плюс или минус, следует подробнее с этим разобраться.

🔎 Как анализировать результат инвентаризации

Анализируйте результат инвентаризации, и находите причины расхождений.

  1. Выделите позиции по которым есть большие расхождения.

  2. Если эта продукция в штуках — то, что вы перепродаете и не производите сами, например бутылка воды «Моршинская» или упаковка мороженого, — проверьте поставки. Если ошибок в них нет, то причин недостачи может быть несколько: воровство, забыли списать просрочку, невнимательность при продаже, пересортица.

  3. Если это ингредиенты, из которых вы готовите, следует проверить полуфабрикаты и тех. карты. Если ошибок в них нет, проверьте, как точно повара придерживаются рецептуры. Если с этим все хорошо, остаются воровство или несвоевременные списания.

📖 Здесь мы подробно рассказали, какие могут быть причины недостачи, как их найти и исправить.

🤫 Устранение ошибок

Не учитывайте ошибочные себестоимости, если раньше учет вели неправильно. Для этого обнулите себестоимость ингредиентов и товаров при проведении инвентаризации. После чего себестоимость не будет усредняться со значениями предыдущих поставок.

Затем, чтобы внести актуальные остатки товаров и ингредиентов на склад, добавьте поставки во вкладке Склад → Поставки. Если продукты в поставке уже оплатили, в поле Оплата не выбирайте счет.

💪 Если хотите вести учет с начала и не учитывать предыдущие значения на складе, напишите в чат — наша команда поддержки поможет вам.

Регулярные инвентаризации помогут вовремя обнаружить расхождения и оптимизировать работу склада. Предлагаю также ознакомиться со статьей в нашем блоге о сроках и правилах проведения инвентаризации.

Нашли ответ на свой вопрос?