Вас все еще пугает подсчёт на складе в конце месяца? Тогда мы идем к вам! Подготовили статью-шпаргалку, которая подскажет, как подготовиться к ежемесячной инвентаризации и разобраться с ее результатами. Поехали 🚀
😎 Подготовьтесь
Прежде чем начинать подсчитывать остатки, проверьте, все ли данные есть в системе. Для этого:
Закройте все чеки, чтобы все списания после продажи появились в инвентаризации.
💡 Чтобы закрыть чек на кассе Poster, нажмите Оплатить, выберите метод оплаты и рассчитайте гостя. После этого во вкладке Статистика → Чеки статус чека изменится на Закрытый.Проверьте, внесли ли все поставки, списания, перемещения и производства в систему. Если чего-то не хватает, добавьте в админ-панели Poster, прежде чем двигаться дальше.
👁 Проведите инвентаризацию
Перейдите к подсчету остатков.
Если вы считаете все остатки на складе за один раз, проведите полную инвентаризацию.
Если у вас ограниченное время и хотите посчитать остатки «кусочками», — сделайте частичную инвентаризацию. Например, сосчитайте все ингредиенты категории «Овощи» или все товары из категории «Холодные напитки».
💡 Если вы еще не делили ингредиенты на категории, рекомендуем это сделать в следующем месяце. Это существенно упростит проведение частичной инвентаризации.
Выберите удобное время для проверки:
Если остатки посчитали заранее, выберите прошедшую дату и время, когда вели подсчет.
Если только планируете считать, выберите сохранение результатов временем проведения.
Посчитайте остатки на складе и запишите фактический остаток.
📋 Чтобы удобно проверить остатки на складе, распечатайте инвентаризационный лист или заполняйте инвентаризацию в приложении на планшете или смартфоне.
☝ Если у вас несколько складов, проводите инвентаризацию по каждому складу отдельно.
🕵🏻♀️ Разберем подробнее, что такое результат инвентаризации
Результат инвентаризации — разница между фактическим и планируемым остатками в количестве и деньгах.
Планируемый остаток — количество товаров и ингредиентов, которые должны быть на складе, учитывая все продажи, производства, перемещения и списания, добавленные в Poster.
Фактический остаток — количество товаров и ингредиентов, которые увидели и посчитали на складе на момент инвентаризации.
Чтобы найти причины разницы между планируемыми и фактическими остатками на складе, пересмотрите движение товаров и ингредиентов в инвентаризационном периоде.
Например, планируемый остаток инвентаризации — 20 л молока.
На складе при подсчете нашли 9 закрытых пачек по 2 л и открытую пачку 1,85 л.
Фактический остаток на складе составляет: 9 × 2 + 1,85 = 19,85 л
Результат инвентаризации рассчитается так: 19,85 − 20 = − 0,15 л
💡 В инвентаризации допускается небольшая разница, потому что самые частые причины расхождений — это человеческий фактор. Например, повар положил пармезан в пасту для постоянного гостя не по тех. карте, а от всего сердца 🤌🏻
Если в результате инвентаризации есть существенный плюс или минус, следует подробнее с этим разобраться.
🔎 Как анализировать результат инвентаризации
Анализируйте результат инвентаризации, и находите причины расхождений.
Выделите позиции по которым есть большие расхождения.
Если эта продукция в штуках — то, что вы перепродаете и не производите сами, например бутылка воды «Моршинская» или упаковка мороженого, — проверьте поставки. Если ошибок в них нет, то причин недостачи может быть несколько: воровство, забыли списать просрочку, невнимательность при продаже, пересортица.
Если это ингредиенты, из которых вы готовите, следует проверить полуфабрикаты и тех. карты. Если ошибок в них нет, проверьте, как точно повара придерживаются рецептуры. Если с этим все хорошо, остаются воровство или несвоевременные списания.
📖 Здесь мы подробно рассказали, какие могут быть причины недостачи, как их найти и исправить.
🤫 Устранение ошибок
Не учитывайте ошибочные себестоимости, если раньше учет вели неправильно. Для этого обнулите себестоимость ингредиентов и товаров при проведении инвентаризации. После чего себестоимость не будет усредняться со значениями предыдущих поставок.
Затем, чтобы внести актуальные остатки товаров и ингредиентов на склад, добавьте поставки во вкладке Склад → Поставки. Если продукты в поставке уже оплатили, в поле Оплата не выбирайте счет.
💪 Если хотите вести учет с начала и не учитывать предыдущие значения на складе, напишите в чат — наша команда поддержки поможет вам.
Регулярные инвентаризации помогут вовремя обнаружить расхождения и оптимизировать работу склада. Предлагаю также ознакомиться со статьей в нашем блоге о сроках и правилах проведения инвентаризации.