Як провести облік залишків наприкінці місяця

Зібрали основні моменти, на які варто звернути увагу під час підрахунку залишків на складі та аналізу результату інвентаризації

Марина Драчeва avatar
Автор: Марина Драчeва
Оновлено протягом останнього тижня

Вас все ще лякає зведення місяця? Тоді ми йдемо до вас! Підготували статтю-шпаргалку, яка підкаже, як підготуватися до щомісячної інвентаризації та розібратися з її результатами. Поїхали 🚀

😎 Підготуйтеся

Перш ніж починати підраховувати залишки, перевірте, чи всі дані враховуються в системі. Для цього:

  • Закрийте всі чеки, щоб усі списання після продажу зʼявилися в інвентаризації.
    💡 Щоб закрити чек на касі Poster, натисніть Оплатити, виберіть метод оплати та розрахуйте гостя. Після чого у вкладці Статистика → Чеки статус чека зміниться на Закритий.

  • Перевірте чи внесли всі постачання, списання, переміщення та виробництва в систему. Якщо чогось бракує, додайте в адмін-панелі Poster, перш ніж рухатися далі.

👁 Проведіть інвентаризацію

Перейдіть до підрахунків залишків.

  • Якщо ви рахуєте всі залишки на складі за один раз, зробіть повну інвентаризацію.

  • Якщо маєте обмежений час та хочете порахувати залишки «шматочками», — зробіть часткову інвентаризацію. Наприклад, порахуйте всі інгредієнти категорії «Овочі» або всі товари з категорії «Холодні напої».

    💡 Якщо ви ще не ділили інгредієнти на категорії, радимо це зробити в наступному місяці. Це суттєво спростить проведення часткової інвентаризації.

Виберіть зручний час для перевірки:

  • Якщо залишки вже порахували заздалегідь, виберіть минулу дату, коли вели підрахунок.

  • Якщо тільки плануєте рахувати, виберіть збереження результатів на час проведення.

Порахуйте залишки на складі та запишіть фактичний залишок.

📋 Щоб зручно перевірити залишки на складі, надрукуйте інвентаризаційний аркуш чи заповнюйте інвентаризацію в застосунку на планшеті або смартфоні.

☝ Якщо у вас декілька складів, проводьте інвентаризацію по кожному складу окремо.

🕵🏻‍♀️ Розберемо детальніше, що таке результат інвентаризації

Результат інвентаризації — різниця між фактичним та плановим залишками у кількості та грошах.

  • Плановий залишок — кількість товарів та інгредієнтів, які мають бути на складі, враховуючи всі продажі, виробництва, переміщення та списання, які додали до Poster.

  • Фактичний залишок — кількість товарів та інгредієнтів, які побачили та порахували на складі на момент інвентаризації.

Щоб знайти причини різниці між плановими та фактичними залишками на складі, перегляньте рух товарів та інгредієнтів в інвентаризаційному періоді.

Наприклад, плановий залишок інвентаризації — 20 л молока.

На складі під час підрахунку знайшли 9 закритих пачок по 2 л та відкриту пачку 1,85 л.

Фактичний залишок на складі становить: 9 × 2 + 1,85 = 19,85 л

Результат інвентаризації розрахується так: 19,85 − 20 = − 0,15 л

💡 В інвентаризації допускається невелика різниця, бо найчастіші причини розбіжностей — це людський фактор. Наприклад, кухар поклав пармезан до пасти для постійного гостя не за тех. карткою, а від щирого серця 🤌🏻

Якщо у результаті інвентаризації маєте суттєвий плюс або мінус, варто детальніше із цим розібратись.

🔎 Як аналізувати результат інвентаризації

Аналізуйте результат інвентаризації та виявляйте причини розбіжностей.

  1. Виділіть позиції по яких є великі розбіжності.

  2. Якщо це штучна продукція — те, що ви перепродаєте та не виробляєте самі, наприклад, плашка води «Моршинська» чи пакування морозива, — перевірте постачання. Якщо помилок у них немає, то причин недостачі може бути кілька: крадіжка, забули списати прострочення, неуважність при пробитті, пересортиця.

  3. Якщо це інгредієнти, з яких ви готуєте, потрібно розбиратися з напівфабрикатами та тех. картками. Якщо помилок у них немає, перевірте, як точно кухарі дотримуються рецептури. Якщо з цим все гаразд, залишаються несвоєчасні списання та крадіжки.

📖 Тут ми детально розповіли, які можуть бути причини нестачі, як їх ідентифікувати та виправити.

🤫 Виправлення помилок

Не враховуйте помилкові собівартості, якщо раніше облік вели неправильно. Для цього обнуліть собівартість інгредієнтів та товарів під час проведення інвентаризації. Після чого собівартість не усереднюватиметься зі значеннями попередніх постачань.

Потім, щоб внести на склад актуальні залишки товарів та інгредієнтів, додайте постачання у вкладці Склад → Постачання. Якщо продукти у постачанні вже були оплачені раніше, у полі Оплата не вибирайте рахунок.

💪 Якщо бажаєте вести облік з початку, та не враховувати попередні значення на складі, напишіть у чат, — наша команда підтримки допоможе вам.

Регулярні інвентаризації допоможуть вчасно виявити розбіжності та оптимізувати роботу зі складом. Пропоную також ознайомитись зі статтею у нашому блозі про терміни та правила проведення інвентаризації.

Ви отримали відповідь на своє запитання?