Наведіть лад у рахунках та почніть вести облік з будь-якого зручного моменту. Ніколи не пізно розібратися у фінансах, та почати контролювати прибутковість закладу.
Почніть першого числа місяця, з понеділка чи прямо зараз. Необов'язково редагувати всі касові зміни та згадувати й додавати всі транзакції за час роботи закладу. Розберемо, як додати транзакції, щоб баланси ваших рахунків збігалися з рахунками в Poster.
💵 Рахунки
Щоб фіксувати фінансові транзакції, перевірте, що у вкладці Фінанси → Рахунки в адмін-панелі Poster створені три основні рахунки:
Грошова скринька — це рахунок, на який автоматично потрапляє виторг від замовлень, які оплачено готівкою.
На розрахунковий рахунок потрапляє виторг від чеків, які оплачено банківською карткою через платіжний термінал.
Сейф — це рахунок для інкасації готівки. Під час інкасації денний виторг переміщується між рахунками «Грошова скринька» → «Сейф», а на рахунку «Грошова скринька» залишаються розмінні гроші або 0.
Якщо в одному акаунті маєте декілька закладів, рекомендуємо створити окремі три рахунки для кожного закладу. Це дозволить контролювати рух транзакції та баланси рахунків по кожному закладу окремо.
Якщо працюєте в Poster з одним закладом, але не маєте будь-якого з цих рахунків, додайте їх у вкладці Фінанси → Рахунки.
🔗 Привʼязка рахунків до закладу
Після того, як перевірили, що маєте потрібні рахунки, переконайтеся, що вони вірно привʼязані до ваших закладів. Так фінансові транзакції з каси Poster автоматично підтягуватимуться до адмін-панелі. Також синхронізуватиметься прибуток касової зміни. Коли зміну закриватимуть на касі, зароблені кошти розподіляться по рахунках.
Щоб привʼязати рахунки:
Відкрийте вкладку Доступ → Заклади.
Навпроти назви закладу натисніть Ред.
У блоці Фінанси зіставте рахунки:
• Безготівковий рахунок = Розрахунковий рахунок;
• Рахунок для готівки = Грошова скринька;
• Рахунок для інкасації = Сейф.Натисніть Зберегти.
⚖️ Вирівнення балансів
Тепер, коли в акаунті є вірні рахунки, які привʼязані до закладу, поетапно розберемося з балансами рахунків:
Закрийте касову зміну, щоб на балансі відобразилися всі транзакції, які проводили на касі Poster.
Перевірте баланси ваших рахунків: онлайн-банкінг, реальні залишки грошей у сейфі.
Звірте значення реальних рахунків із балансом у вкладці Фінанси → Транзакції.
💡 Щоб відобразити рух за рахунком та його баланс на певну дату, у вкладці Фінанси → Транзакції, додайте стовпець Баланс та виберіть дату й рахунок.
Перевірте, чи всі транзакції додали до Poster, які робили по факту. Транзакції з категорією «Касові зміни» перегляньте та відредагуйте окремо у вкладці Фінанси → Касові зміни.
Якщо баланси рахунків сильно відрізняються від фактичних, зрівняйте значення, створивши коригувальну транзакцію:
Відкрийте вкладку Фінанси → Транзакції та натисніть кнопку Додати.
Виберіть тип транзакції: Витрата, якщо сума на балансі в Poster більша, за реальну суму на рахунку; Дохід, якщо сума в Poster менша.
💡 Наприклад, якщо на реальному балансі безготівкового рахунка 70 000 грн, а в Poster баланс рахунка 65 000 грн, додайте дохідну транзакцію на суму 5 000 грн.Напишіть суму транзакції.
Виберіть рахунок та категорію.
Вкажіть дату та час.
Напишіть коментар. Наприклад, зазначте: «Вирівнюємо суму рахунка з фактичним балансом на картці ФОП». Так ви не заплутаєтесь, при перевірці транзакцій через деякий час.
Натисніть Зберегти.
☝️ Додайте таку транзакцію для кожного рахунка окремо.
💰 Коректний облік
Коли рахунки налаштовані вірно, вести облік набагато легше, навіть якщо ваш бухгалтер у відпустці. Декілька рекомендацій, які допоможуть зберегти порядок в системі та завжди бачити актуальні дані:
При роботі з готівкою на касі, фіксуйте рух грошей в той самий день. Створюйте дохідні та витратні транзакції, регулярно інкасуйте гроші. Детальніше про те, як робити транзакції на касі.
Працюйте з касовими змінами й аналізуйте ситуації, коли зʼявляються розбіжності між запланованим та фактичним балансом готівки. З цим допоможе розібратися актуалізація. Розібрали кейс з нестачею грошей та як актуалізація допомогла виправити розбіжності.
Деталізуйте рух грошей на підкатегорії, наприклад розбийте комунальні послуги на вивіз сміття, електроенергію та водопостачання, щоб мати точну статистику.
Враховуйте нові витрати. Наприклад, якщо ви придбали обладнання, на гроші з рахунка закладу, створіть витратну транзакцію. Це відобразиться в P&L та Cash flow.
Раз на місяць проводьте інвентаризацію на складі та слідкуйте за собівартістю й фудкостом страв.
Регулярно аналізуйте статистику продажів та перевіряйте Cash flow.
Щоб управляти бізнесом із будь-якого куточка світу, працюйте зі звітами в реальному часі у застосунку Poster Boss.